¿Qué es una oficina virtual?
Un estudio* reciente señala que en promedio el 75% de las labores de las empresas se están realizando de manera remota y que el 81% de empresas consideran que el desempeño de sus empleados ha mejorado o se ha mantenido trabajando de forma remota. Esta situación ha generado que muchas empresas opten por los servicios de oficinas virtuales en vez de las oficinas convencionales, para generar grandes ahorros y contribuir con la calidad de vida de sus equipos de trabajo. Pero, ¿qué es una oficina virtual?
Una oficina virtual es un paquete integral de soluciones que brinda los beneficios de una oficina convencional, pero bajo un esquema altamente flexible, completamente tercerizado y con planes desde S/180 al mes. En resumen, te brinda:
- Domicilio fiscal y/o comercial en ubicaciones de prestigio con soporte de gestión de correspondencia.
- Central telefónica personalizada y atención de las llamadas a su empresa.
1. Domicilio comercial o postal
Uno de los factores fundamentales para alcanzar el éxito en su actividad empresarial es mantener una excelente comunicación con sus clientes y proveedores. Es por esto que resulta muy importante que su empresa cuente con una dirección comercial o postal, en una ubicación céntrica y de prestigio, en donde personal confiable y altamente calificado reciba toda su correspondencia, certificados, paquetes pequeños o sobres, se lo notifique de manera inmediata a su email y la almacene hasta que pueda recogerla o solicite su envío.
Una
oficina virtual le permite asignar su domicilio comercial o postal en su centro
de negocios. Este domicilio le será de gran utilidad para registrarse con sus
clientes y proveedores, en la elaboración de su página web y tarjetas
personales.
2. Domicilio fiscal
Las oficinas virtuales le permitirán poder asignar el domicilio fiscal / tributario en sus instalaciones y contar con un equipo administrativo que le notifique cualquier documentación o visita que reciba. En muchas ocasiones, la correspondencia dirigida a su domicilio fiscal, contiene información altamente confidencial que debe ser tratada con profesionalismo y en muchos casos requiere una respuesta en plazos cortos. Es por ello que es vital que la oficina virtual que elija cuente con un amplio equipo administrativo trabajando a tiempo completo que tenga la capacidad de escanear la documentación recibida, reenviarla vía courier o pedir que se entregue a un tercero si así lo desea de manera inmediata.
Estos servicios le permitirán operar desde cualquier parte del mundo y centrarse en el core business del negocio, mientras que un equipo especializado se encarga de los temas operativos de su oficina.3. Central telefónica
Es fundamental que toda empresa cuente con canales de comunicación activos y permanentemente atendidos. Uno de estos canales es la central telefónica.
Los servicios de oficinas virtuales te permiten contar con una línea telefónica, exclusiva para tu empresa, con una grabación profesional de bienvenida y con diversas opciones adicionales según se requiera. Por ejemplo, es posible derivar las llamadas a anexos de diversos departamentos de la empresa, o que una recepcionista de la oficina virtual conteste las llamadas bajo el nombre de tu empresa y te notifique inmediatamente el motivo de la llamada.
4. Uso por horas de directorios y oficinas
Si bien una empresa puede operar con sus equipos de trabajo de manera remota, hay momentos en los que es necesario poder acceder a espacios de trabajo, ya sea para reuniones mensuales entre el equipo, una reunión con un cliente o en caso de que haya un día que en casa no se cuente con las facilidades para poder trabajar.
Es por ello, que los servicios de oficinas virtuales son perfectos para empresas que no requieran contratar una oficina física a tiempo completo, sino más bien la necesiten de manera temporal, por horas o por días.
Los espacios de trabajo que se ofrecen son completamente equipados con monitor para proyectar, aire acondicionado, pizarra con plumones y conexión a internet de fibra óptica. De esta manera contarás con ambientes profesionales de primer nivel, sin tener que preocuparte del mantenimiento, equipamiento o de implementar estrictos protocolos de bioseguridad.
5. Oficinas virtuales, un nuevo modelo de oficina
La nueva coyuntura ha generado que muchas empresas hayan tenido que incorporar el modelo de trabajo remoto de manera forzada. Sin embargo, los fuertes ahorros económicos y resultados positivos en la productividad de los equipos de trabajo, ha generado que una gran cantidad de empresas hayan tomado la decisión de seguir operando de manera remota perennemente.
Para más información sobre las opciones de oficinas virtuales que ofrece Schreiber Business Center y cómo estas pueden contribuir con el éxito de tu empresa, comunícate con nosotros hoy mismo. Estaremos encantados de apoyarte en lo que necesites.
*Estudio elaborado por Opino Investigación de Mercados. Las empresas del sector servicios y los retos de la pandemia. 2021.